お知らせ

「オンライン秘書に興味はあるけれど、何を頼めばいいかわからない」
ご相談に来てくださる方の多くが、最初にこう打ち明けてくださいます。
そして、こんなふうに続くことも多いです。

「自分でやった方が早い気がして、なかなか頼めずにいて…」

そのお気持ち、本当によくわかります。

ですが、もしかしたら、この「自分でやった方が早い」という感覚こそが、毎月知らないうちに、あなたの大切な時間を少しずつ奪ってしまっているのかもしれません。

このコラムでは、「契約してから考えるのではなく、契約前に、ご自身の中でそっと整理しておく」ための業務棚卸しのステップを、リベ大オンライン秘書の現場目線でお届けします。

読み終わるころには、「何を頼めばいいか」が、きっと見えてくるはずです。

「何を頼んだらいいかわからない」3つの理由

理由①「自分でやれば5分」と思ってしまう

「これくらい自分でやった方が早い」 そう感じる作業を、1日に何回繰り返していますか？

仮に、1回5分の小さな作業が1日に5回あるとしたら、

5分 × 5回 × 20営業日 = 月8時間20分

時給3,000円換算で、月25,000円相当の労働を、毎月、無自覚にこなしていることになります。

「1回5分」は確かに短いですが、「月8時間以上」は、無視できない時間です。

しかも、この「ちょっとした作業」のたびに、本当に集中したい仕事から意識が引き剥がされます。 集中力の分断コストまで考えると、損失はこの何倍にもなることもあります。

理由② 業務がまだ「言葉になっていない」だけ

「これ頼みたいんだけど、どう説明したらいいかな…」 そう考え始めて、結局、自分でやってしまう。

これは、頭の中にある業務手順が、まだ言葉になっていない状態です。

毎日無意識にやっている作業ほど、言葉にするのは難しいもの。 でも、それは決して「説明が下手」ということではありません。 今のあなたにとって、当たり前すぎるから、ただそれだけのことなんです。

人に頼むには、自分の業務を一度"見える化"する必要があります。 逆に言うと、見える化さえできれば、頼めることは驚くほどたくさんあります。

理由③ 完璧な指示書を作ろうとして止まる

「ちゃんとマニュアルを作ってから頼まなきゃ」 そう思って、結局1ページも書けずに、数か月が過ぎていく…。

これも、外注を始めるときによくあるつまずきポイントです。

でも、大丈夫です。 完璧な指示書なんて、最初はぜんぜん必要ありません。

むしろ、走りながらご一緒に整えていくくらいのスタンスのほうが、スムーズに進みます。 最初の1か月は、お互いに「ちょうどいい」を見つけていく時間。

リベ大オンライン秘書では、一人ひとりの状況やご希望に応じて、気になること、不安なことなどないかお声掛けをしながら進めてまいります。

ステップ1）1週間、自分の作業時間を「ただ眺める」

最初にやるとおすすめなことは、業務の見える化です。
ただし、この段階では「分析しよう」「効率化しよう」とは思わないでください。

まず1週間、ただ眺めるだけ。これがコツです。

やり方はとてもシンプルです

スプレッドシートやNotionでなくても構いません。
メモ帳・iPhoneのメモアプリ・手帳、何でもOKです。

6:00-6:30  メールチェック・返信
6:30-7:00  Slack確認・返信
7:00-7:30  請求書作成
9:00-10:00 顧客対応
10:00-10:30 SNS投稿準備
...

5分単位で正確に書く必要はありません。
「この時間帯にこんな作業をしていた」がわかれば十分です。

1週間続けると、見えてくるもの

誰もが意外と、自分が何に時間を使っているかを把握していないことが多いです。

1週間後にメモを見返すと、ほとんどの方がこう感じます。

「あれ、こんなに事務作業に時間を使っていたんだ…」

この気づきこそが、業務棚卸しのスタート地点です。

ステップ2）作業を3つの色で分類する

1週間のメモが溜まったら、それぞれの作業を3つの色で分類してみましょう。

🔴 自分しかできない（コア業務）

• 経営判断・意思決定

• 顧客との関係構築

• 戦略・企画立案

• クリエイティブ判断

• 人材マネジメント

→ ここは、自分の時間を最大限に注ぎたい領域です。

🟡 自分じゃなくてもできる（任せられそうな業務）

• メールの一次対応・返信

• スケジュール調整

• 請求書・見積書の発行

• データ入力・集計

• リサーチ・情報収集

• 各種フォーマット作成

→ ここが、オンライン秘書に頼める業務の候補になります。

🟢 そもそもやらなくていい（見直し候補）

• 確認だけのMTG

• 重複している報告書

• 形骸化したルーティン

• 「やったほうがいい」気がして続けている作業

→ ここは、秘書に頼むのではなく、思い切って手放してもよい業務の候補です。

棚卸しの隠れた価値は、この🟢が見つかることでもあります。
「外注を考えたら、そもそも要らない仕事が見つかった」という声を、私たちもよくお伺いします。 人に頼むより前に、手放すことが解決になることもあります。

ステップ3）🟡の中から「再現性のあるもの」を選ぶ

🟡の業務の候補が見えたら、その中から最初に頼む業務を絞り込みます。

選ぶ基準は3つだけです。

基準①「再現性」があるもの

• 毎週・毎月・毎日 繰り返し発生する

• 一度説明すればOK

• 業務の手順がほぼ固定されている

✅ おすすめ → 請求書発行、SNS投稿予約、定例レポート作成、メール一次対応

基準②「判断より作業」中心のもの

• 高度な判断が要らない

• 手順が決まっている

• 結果のチェックがしやすい

✅ おすすめ → データ入力、議事録作成、アンケート集計、文字起こし

基準③「失敗してもリカバリーできる」もの

• 致命的なトラブルにならない

• 修正がしやすい

• 一度確認のステップを挟める

（⚠️ 注意）財務関連の最終承認・契約締結など、リスクが大きい業務は、お客様にてご担当いただきますようお願いいたします。

オンライン秘書に頼みやすい業務リスト15選

ここまでのステップを踏まえて、実際に初めての方が頼みやすい業務15選をご紹介します。

リベ大オンライン秘書でも、よくご依頼いただく定番のお仕事になります。

📩 メール・コミュニケーション系

1. メールの一次対応・振り分け

2. 問い合わせフォームの返信(定型対応)

3. お礼メール・リマインドメールの送信
   

📑 ドキュメント・資料系

4. 議事録の文字起こし・整形

5. 会議メモから要点抽出

6. 各種フォーマットの資料作成
   

💰 経理・事務系

7. 請求書・見積書の発行

8. 経費精算のレシート整理・仕訳入力代行

9. 領収書の電子化・ファイリング
   

📅 スケジュール・予約系

10. ミーティングの日程調整

11. 出張・宿泊の予約手配

12. 会食・接待の店舗リサーチ&予約
    

📱 SNS・Web系

13. SNS投稿作成・予約設定

14. 簡易バナー・サムネイル制作

15. ブログ記事の校正・整形
    

リベ大オンライン秘書では、業務棚卸しからご相談いただけます

「何を頼めばいいかわからない」状態のまま、ご相談いただいて大丈夫です。

リベ大オンライン秘書では、業務の棚卸しからご一緒する伴走スタイルで、一人ひとりに寄り添ったサポートを行っています。

「コア業務に集中できる時間」と「自由な時間」、 その両方を取り戻すお手伝いができれば嬉しいです。

▶ 無料相談はこちら

▶ サービス詳細を見る

▶︎ 資料ダウンロードはこちら